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干货:回复审稿人信息,请注意中西有别

2017-01-12 14:01  |  点击次数(次)  来源:  在职博士招生信息网  |  http://www.zzbs.org

 

回复审稿意见需要附上一个给编辑的cover letter,以及一个给审稿人的response letter。这两个文件主要都是用以交流,会更加口语化,形式上也更加自由。在写作时,应注意一下中西文化上的差异。


 

在cover letter里面,要注意称谓的问题。称谓的问题是比较普遍的,给老外发邮件的时候常常出现。国内教授很多,而且经常称呼人的时候长一级,称人家为“教授”是比较正常的。但国外的情况不太一样。以前申请博士课程的时候,跟导师发了几个月的邮件,title都用professor。等去了之后才知道,原来一个组就一个教授(professor),虽然也有讲师(lecturer)跟reader,但是没有人把这些当做头衔。所以除了professor,其他的都用Dr,当然对于没有拿到PhD学位的只能用Mr了。虽然一般人在邮件里被称为prof.也不会主动去矫正。但是一不小心碰到个千年reader,人家那是会多尴尬啊。


 

再回到对编辑的称谓上,在回复审稿人意见的时候,都会知道责任编辑(associate editor)或者主编(editor in chief)的名字,就是发审稿意见的那个人。所以cover letter的title,就可以直接用头衔+姓来称呼。搞不清楚是Dr还是Prof.的话,google一下比较妥当,如果找不到相关的信息,那就用Dr吧。也可以直接用Dear+名字,因为都已经是修改稿了,双方算是已经打过招呼了,第二回就不用那么官方了,看着也亲切一些。在国内不能这样,会给说成是不懂礼貌的。中国人也习惯以行政职务来称呼人,所以用dear editor也很自然,但在老外看来,还不如直接称呼他的名字呢。


 

谦让是中华民族的美德,对待老外,正常谦虚就可以了,过分了反而不好。比如一篇文章确实写得不错,连审稿人都由衷地称赞是个excellentwork。回答的时候thank you一下就过去了,但是要是在后头加上一句wehave a lot to improve.就有点谦虚过头了。这反过来是说审稿人境界太低了,看不到后面还有很多可以改进的地方,就给作者忽悠过去了。实际上,作者可能只是下意识地谦虚一下,文章本身也没啥可以further improved的。同时,别人如果一连问了十几二十个问题,在问答的时候是不需要每个问题都thankyou一遍的。在开头或者结尾一块感谢一下就可以了。


 

相对而言,老外对于学术的态度要更加直白一些,没有那么多弯弯,比如他们会直接说文章nonsense,waste of time。或者见过在国际会议上,两个大boss直接无视其他人的存在,直接开吵的情况吧?中国式的谦虚遇到这种情况该怎么办呢?肯定不能再谦虚了,再谦虚就被拒稿了。弯弯可以绕,比如含蓄地指出审稿人的错误,但是最终还是要正面地、不亢不卑地指出他的错误,或者列出不同意他的观点的几个原因。


 

一篇文章能不能接收,与如何回复审稿人有着极为重要的关系。好的回复是文章接收的重要砝码,而不恰当的回复轻则可能导致再次修改,从而拖延发稿时间;重则导致文章被拒,前功尽弃。那么如何进行精简全面的回复审稿人呢?


 

首先,在回复信开头,我们需要注意以下几点:

(1)若给我们的修回邮件中有主编名字则要写上其名字:Dear Dr. **,以示尊重;若没有编辑个人信息则可以写为:Dear editor等。


 

(2)文章编号即文章的ID,要与邮件中显示的编号一致,也可以去投稿系统中查找。因为编辑每天要处理许多稿件,回复信中这样写可以让编辑和审稿人清楚的知道我们是哪篇文章,正所谓与人方便,与己方便。


 

(3)回复信开头一般要先说明稿件中如何进行的修改,例如在文中以加粗,红色字或者MS模式修订等标亮;然后感谢审稿人及编辑的审阅及评价;另外,还需要在该部分体现出文章题目(最好加粗或者斜体等方式标亮);最后是客套话——如我们还想继续提交到您的****杂志,希望您再帮忙审阅等等。 要注意语言一定表达中肯、谦逊,语言流畅。


 

2. 接下来,就可以对审稿人的意见一一回复,主要包括各审稿人的各个问题,还有我们的一一感谢,及修改方式。这里,需要注意的是:

(1) 能够清楚的区分不同审稿人之间的意见、一个审稿人不同的 comment;
(2) 每一条意见回复前最好先对审稿人表示感谢,礼多人不怪,为了顺利发表,多写几个字又何妨呢;
(3) 能准确完整的补充审稿人提出的要求;不能补充的资料能够引用文献充分的论证,有理有据;
(4) 详细的列出修改的内容;
(5) 语气委婉,谦逊;
(6) 能够随机应变,回复审稿人的意见最好恰到好处。

 

3. 第三部分就是信件的结束语。这里无非还是再次感谢,最后就是Your sincerely及通讯作者的署名了。


 

文章初稿投递到杂志社后,根据杂志社的审稿意见,我们要对文章进行修改,并回复编辑和审稿人。这个时候千万不要以为文章的接收概率很大,草草了事即可。相反,由于作者修改不认真,态度不端正,或者没有掌握合适的回复技巧,往往功亏一篑。那么在回复编辑来信的时候,我们应该把握什么原则呢?


 

SCI论文发表也不容易,审稿人也同样辛苦。在审稿人检阅审查你的文章,会在不足处向你提出中肯的意见。编辑建议不要用果断的心态去认定帮你审稿的审稿人,你需要好好的静下心来,冷静的分析与理解审稿人给的意见,并且自己找出问题的所在。


 

作为写这篇SCI论文写作的作者,在写作过程中,都需要用到很专业的一些数据,并且结合实际的实验结论来记录;论文要求的标准格式、以及不同文字字体的表达;按论文的标准度写论文和审稿人编辑处理论文都是件苦差事,所以在论文评估的过程中,作者可以向审稿人表达自己真实的想法;而且写作者对SCI论文审稿人的建议可增加论文被发表的可能性。